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关于间接授权和秘书职责问题

更新时间:2018-02-13 14:48:45  张振安 临时仲裁ADA 编辑:lianluobu  点击次数:203次

1. 关于间接授权问题

 

1)首先,逻辑问题。该主张认为共同仲裁员将其部分裁判职责通过委托首席草拟相关决定供其审议的方式授权给首席仲裁员。但他们并未这样做,他们授权给首席地事项是履行他们自己的裁判职责和责任,并非将他们自己的裁判职责和责任授权出去。共同仲裁员并没有将其任何裁判职责授权给首席或由首席仲裁员转授权给秘书。

 

2)其次,申请人认为共同仲裁员合法依赖首席仲裁员草拟中间决定草案的行为非法,以及如果首席事实上确实不正当地将其职责或任务授权给秘书,无论共同仲裁员是否知悉,都足以解聘共同仲裁员。仲裁法第24(1)(d)规定的是“他”——即被要求解聘的“仲裁员”未能适当地进行仲裁。如果仲裁员以完全符合惯例、适当的方式履行其职责,不能仅因为其他仲裁员没有适当履行其职责而认定为未适当进行仲裁。其行为本也不会造成实体不公。第24条不能解读为允许该等严重干预仲裁,以及允许无过错地仲裁员进行严厉制裁。

 

3)第三,本案没有任何依据可以得出如下结论:即首席通过秘书作出的三份决定存在将任何裁判职权或责任授权给秘书或任何不适当方式。

 

2. 关于仲裁秘书职责问题

 

1)仲裁庭抗辩意见

仲裁庭解释了本案秘书的职责:

首先,仲裁庭及其仲裁员没有将其任何职责“授权”给仲裁庭秘书。

其次,仲裁庭秘书经当事人同意并任命后开始根据LCIA的《仲裁员注意事项》(第68段-第73段)、LCIA官网“LCIA对任命仲裁庭秘书采取什么立场?”以及《国际商事仲裁青年委员会关于仲裁秘书指南》(第3(“仲裁秘书作用”))的有关规定开展工作。

仲裁秘书协助仲裁庭“参与案件的内部管理”,从事了诸如为仲裁庭整理文件,标出相关法律判例,整理大事记,起草决定草案和函件供仲裁庭审议,代表仲裁庭发送信函,因此,不存在任何仲裁员仲裁中职责授权秘书的情况,事实上也的确不存在这样的情况。

三名仲裁员居住不同国家,经常在世界各地参加听证会和其他专业活动,因此,仲裁庭秘书必然要花费大量合理的时间来确保仲裁程序达到最高效率并降低当事人整体上的总费用。”

 

首席描述了自己的工作惯例,对秘书工作进行了监督,秘书起草的任何内容经他确认货修改之后,才发给共同仲裁员审议。

2)关于误发邮件问题

首席代表仲裁庭进行了解释:

 “为了完整性并为了消除申请人律师的疑问,应适当注意错发邮件中包含的首席代表仲裁庭向仲裁庭秘书发出邮件,仅仅是为了征求他对仲裁庭作出的关于证据开示方面的第一、第二、第三份决定中仍未解决的问题情况的回复。”

LCIA规则第14.2条规定除非按照第14.1条当事人另有约定,在认定适用的法律范围内仲裁庭拥有最广泛的自由裁量权。双方同意首席对秘书的任命,也不打算对其为协助仲裁庭可能需要执行的任务和职能施加任何限制。对于其授权参与这一仲裁过程的限度,当事人也没有约定。


3)仲裁庭秘书职责存在分歧

l  LCIA关于仲裁庭秘书的职责规定

除非当事人书面明确约定,仲裁庭在特定案件中可以其认为合适的方式任命仲裁秘书以协助其对案件进行内部管理。

但是,仲裁庭秘书的职责不应与当事人缔约内容和LCIA相冲突,也不应构成仲裁庭权力的任何授权。

LCIA秘书处处理LCIA规则要求的所有事项;对程序性时间表中要求的任何事项给予提醒;以及如被请求,安排开庭地点、笔录等。

因此,仲裁庭秘书应将他们的职责限定在诸如为仲裁庭整理文件,标出相关法律判例,整理大事记,预定开庭场所、代表仲裁庭发送信函这类事项。”

但是LCIA网站问答一栏存在着略有不同的陈述:LCIA将向仲裁庭和当事人提供他们要求的行政支持。

 

l  2014年国际商事仲裁委员会发表了一份标题为《国际商事仲裁青年委员会关于仲裁秘书指南》(“theYoung ICCA Guide”)的报告

作者编入了90多个仲裁案件仲裁秘书任职经历合集。参考了2012年的一份针对多领域国际仲裁的从业人员、用户和供应商进行的调查报告以及第二次在2013年针对100名从业人员作出的针对性更强的调查报告。

2012年的被调查者中有95%的人支持使用仲裁秘书,但正如前言所记录的那样,这两次调查结果的主要分歧均在于合理分配给仲裁秘书的任务性质,38.7%的被调查者支持秘书对当事人的意见进行分析,45.2%的被调查者支持秘书的职能可包括起草部分裁决,60.2%的被调查者支持秘书起草程序令,68.8%的被调查者支持秘书为仲裁庭进行法律研究。

2013年的调查结果只有16.5%的被调查者支持秘书参与仲裁庭的审议,而有83.5%的被调查者对此表示反对。


 l  Young ICCA Guide推荐的“任命和使用仲裁秘书的最佳实践

第一条任命和使用仲裁秘书规定:

1)应任命一名仲裁秘书,协助仲裁庭高效并有效地解决争议,为仲裁庭任命秘书的目的。

2)仲裁秘书仅应在当事人知悉并同意的情况下被任命。

3)仲裁庭应当尽早通知双方当事人其有意任命仲裁秘书。

4)每位仲裁员有责任不将其个人职权委任给包括秘书在内的任何人。

5)仲裁庭有责任适当选择和监督仲裁秘书。

6)根据机构仲裁规则进行仲裁时,应当适用仲裁机构的任何有关仲裁规则和政策。

第三条(1)规定:仲裁庭秘书职责

1)在仲裁庭的适当指导和监督下,仲裁秘书的职责可以合理地超越简单的行政管理。

2)在此基础上,仲裁秘书的任务可能涉及以下全部或部分内容:

a)在没有机构的情况下,必要时承担行政事务;

b)与仲裁机构和当事人沟通;

c)与当事人组织会议和听证;

d)代表仲裁庭处理和组织通信,提交仲裁协议书(submissions)和证据;

e)研究法律问题;

f)研究有关事实证据和证人证言的单独问题;

g)起草程序令和类似文件;

h)审查各方提交的材料和证据,起草实际的年表和备忘录,概述各方提交的材料和证据;

i)出席仲裁庭的审议

j)草拟决定的适当部分。”

第三条(2)规定:

本条规定了仲裁秘书可以合理承担的任务(须遵守上文第31)条所述的注意事项)。这不是一个详尽的清单,应该被视为一个服从于当事人偏好的默认责任清单。如果当事人愿意的话,他们可以在仲裁秘书任命时或任命之前与仲裁员讨论仲裁秘书应当承担的任务和职责范围。

 

l  瑞士联邦最高法院2015521日的一项决定(4A_709 / 2014)规定

秘书的任务可以包括在仲裁庭的监督和指导下,在一定程度上协助起草裁决书(不排除某种程度的协助草拟裁决书)


l  加里·伯恩(Gary B Born)论著

国际商事仲裁(2014)一书:Mary勋爵在Hashwaniv Jivraj [2011] 1 WLR 1872 [77]中将其描述为一项权威性的著作,作者注意到:

国际仲裁员非授权职责的义务:一个仲裁员的义务包括不把他或她的职责或任务委托给第三方。这种责任广泛的反映在道德准则、国家法院判决和评论中。从根本上来说,仲裁员不能把裁决案件,出席听证会(hearings)或审议,或者评估当事人的意见和证据的责任委托给他人:这是仲裁员裁决职责的本质,也是个人的,不可转让的义务。

然而,仲裁员在仲裁程序方面获得一系列协助是很常见的。显然,仲裁员使用的是文书协助,这可以很容易地扩展到打字、组织文件等方面,以处理行政(管理)事务。这些任务通常由秘书或类似的工作人员进行,有时由初级律师或实习生进行。如下所述,在某些情况下,仲裁员将委任一名年轻的律师为“秘书”协助仲裁庭。

秘书职责的中心前提是他或她不得担任仲裁庭(或仲裁员)的职责,不得影响仲裁庭的裁决。

 

l  ICC关于任命行政秘书的指引规定:

“在任何情况下,仲裁法庭都不能把决策权交给行政秘书。仲裁庭也不应该依靠行政秘书来履行仲裁员的基本职责。”

然而,秘书(或其他初级律师)为仲裁庭进行法律研究,组织文件和证人陈述(有时不仅仅是行政工作),有时甚至起草部分裁决书,这些都是常见的做法。显然,后者的任务如果没有经过仔细的监督和审查,可能会导致在仲裁庭的审议或决定过程中不当地让秘书或其他初级律师参与其中的风险。然而,更好的观点是,如果仲裁庭成员仔细审查并适当利用任何准备工作,就没有对秘书或初级律师的禁令(per se prohibition)。

 

l  纽约律师协会联合委员会2006年报告(“2006年美国国际仲裁评论”第17卷第4期):

“仲裁员职责的特征是其直觉性(intuitu personae nature)。只要仲裁庭对决策过程进行严密监督并拥有最终权力,那么任命一名秘书就可以同这一基本原则一致。”(第586页)。以及

“有人担心,允许秘书参与,可能会对仲裁庭产生不正当的影响,从而影响其地位(the disposition)。这个问题最好通过披露,透明和当事人的知情同意来解决。”(第591页)。

 

3.法官意见

不管从业人员和评论家对最佳做法(best practice)的看法如何分歧,该法第24条目的的关键标准,即仲裁庭秘书的使用不得使仲裁庭的任何成员放弃或损害其非授权( non-delegable)的责任以及个人决策的职责。这项职责要求仲裁庭的每个成员把当事人提交的对立材料(the rival submissions)考虑在内,对这个问题的裁决作出个人和独立的判断,并在履行职责的过程中进行合理的尽职调查。实践中的要求会随着裁决的性质和每个案件的情况而不断变化。

本案当事人已经同意使用仲裁庭秘书及其身份,并根据LCIA规则第14条第2款规定的协议,赋予仲裁庭尽可能广泛的自由裁量权,在仲裁庭秘书的协助下履行其核心决策责任。

正如我对信息披露申请的判断所观察到的那样,履行审判职能往往是一个反复的过程。本人在接受他人的观点时,对职责履行本身并无任何冒犯,只要决定者通过独立的判断作出自己的决定即可。法官可以获得司法助理或法律职员意见的协助,但这并不妨碍他或她根据司法职能作出独立判决。接受仲裁庭秘书意见的仲裁员也不一定丧失对有关问题进行充分和独立判断的能力。当波恩先生(Mr Born)认为“评估当事人的意见书或证据”是不允许委托的时候,我预料他正在谈论是授权的职责;秘书作为整个过程的一部分,参与这种任务本身并不符合仲裁庭非授权(non-delegable)的义务。过程和职能是不一样的。

然而,国际仲裁领域存在着相当的可理解的焦虑,即仲裁庭秘书的使用存在可能成为“第四仲裁员”的风险。必须小心确保决策确实是仲裁庭成员独立决定的。确保这种情况最可靠的办法是,秘书不应该承担任何涉及对申请或问题的实质性内容发表观点的任务。如果承担这种任务,可能会对仲裁庭的决策过程产生不适当的影响,影响到后者完全独立的判断能力。没有司法训练或背景的仲裁员的危险性可能会大于习惯于在法律助理或其他初级司法助理协助下作出完全独立裁决的法官。然而,所有仲裁庭都存在危险。因此,最佳做法是避免让仲裁庭秘书参与任何可以表达对仲裁庭所要决定的实质内容的看法。如果秘书的职能受到这种限制,当事人就有信心,对仲裁庭的个人和非授权决策职能不存在不适当影响的风险。

70.在这种背景下,首席与本案秘书执行的任务有关的行为显示,没有表现出任何不当行为。尤其是:

1)使用审仲裁庭秘来分析意见书和草拟程序令,并不是不恰当的授权决策职能,并不违反当事人的约定。首席根据这些程序性决定的优点征求或考虑仲裁秘书的意见也不一定是不恰当的授权。

2)首席对有关决定使用秘书给出的说明是,该秘书的使用范围是正确和适当的。首席在2016620日的信中解释说,在引用的第一年里,秘书被聘为他的“法律顾问”,他们在同一栋大楼里并肩工作。首席评论道,他与秘书“紧密的工作”,并不是像申请人提交的那样,表明有任何不妥之处。它表明对秘书工作的认真监督,而不是后者不正当地参与或影响了决策过程。

3)错误的电子邮件不代表不适当的授权。首席给出的解释是他要求更新状态,这是没有理由怀疑的,也不会涉及任何不恰当的授权。无论如何,如果首席一直在问秘书对意见书的是非曲直看法,那么就不能推断(首席也否认)他放弃了自己决策职能的任何部分。

4)首席审议每项决定花费的小时数(共享记录决定为8.6小时,第二次中止决定为10小时,第二次证据开示决定为45小时)强烈证实了他没有不恰当地将其决策职能授权给他们,而是完全正确地履行了他们的职责。

5Daele先生的证词陈述是基于他认为秘书作出决定要求的小时数相对于首席而言不成比例(9小时到8.6小时,14小时到10小时以及33小时到45小时),这是不合理的。对于首席所花的时间本身没有批评。如果他花费的时间足以承担决策责任,那么秘书所花费的时间就少了一点。无论如何,秘书花费的时间并不能说明它的职能有任何不适当的地方。决定列举了一些相关的程序背景,尽管不是绝对必要的,但在国际仲裁中很常见,详细叙述了当事人的对立意见。为决定的这些部分编写材料并参与草拟工作将是秘书的适当职能,并将占用时间。

6LCIA法庭审议并驳回了对首席不当授权的指控:第262-266段。鉴于本判决早些时候确定的理由,基于所有的这些原因,我拒绝了间接授权的主张。